1.资料的时效性

工程技术资料应当与施工进度同歩，不可以后补，前后时间不可以矛盾，要相吻合。

施工资料应随施工进度按时收集、整理，并要按专业分类，认真书写，字迹清楚，项目完整、准确、实际。

2.材料的准确性

工程技术资料应能准确、实际反映工程施工现场的实际情况。项目资料员需具备审查工程资料的水平，以确保工程资料的准确性。

材料表格中的数据是否准确、符合规范标准。验收规范材料中的检测点数据达标率需要满足规范标准。检验批中主控项目务必所有符合标准标准，一般项目的达标率为80%(砼保护层厚度为90%)。超标的数据不能超过规范值的50%(钢结构为20%)。一般项目数据填报也不可所有100%合格，以防材料模糊。

3.资料的可溯性

工程技术资料要具备可溯性，要经得住检查、盘问、推敲，并且逻辑性要好。如：工程材料的报审时间需在该批原材料的检验报告时间过后;同个区间的钢筋原材、焊接接头试验报告时间需在该区段砼浇筑前等。

4.资料的完整性

工程技术资料应是原件，填报要完整、实际，盖章流程手续要齐全，不得擅自修改。若有特殊情况无法使用原件的，需在复印件或抄件上加盖公章并注明原件存放处。

资料员在审查资料时，除去审查资料的时效性、真实性、可溯性、完整性外，还应注意以下问题：

(1)所有信息表中施工单位、建设单位、监理单位等名称填报与盖章应该和报建合同保持一致，应选用公章，不得使用项目章。表格应签字完整，当表中需要具备总监签字时，务必加盖总监注册章。

(2)《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》、《施工合同》等建设前期法定建设程序资料及各种验收文件中常表达的建筑面积、规模应保持一致。

(3)《建筑工程施工许可证》中常表达的建筑面积与《施工图审查批准书》中的审图面积应保持一致。

(4)由建设单位发包的分包工程，分包单位在退场时应按照要求填报《工程中间验收交接记录》，并需经有关单位确定。

(5)分包工程(桩基、防水、预应力、幕墙等影响结构安全和使用功能的专业分包工程)的分包合同和分包单位资质文件需及时收集归档。

(6)检测报告应盖有质量监督单位的备案章。对工程项目开展各类检测的各检测机构，需在工程所在区域质量监督单位申请办理监督登记备案。

(7)检测报告中的工程信息与具体情况应相符合，取样比例需要满足有关规范标准。如:桩基检测报告中桩的总根数、检测数量;锚杆抗拔报告中锚杆的直径、总根数、检测数目等。

(8)试(检)验报告的内容工程部位应尽可能细致。

(9)材料送检组数是否符合规范标准。在竣工资料报验收组验收时，多数工地的整改单中都有“送检数量不足”的情况，造成资料验收问题。施工过程中，要注意材料送检组数充足。在留置砼试块时，如一些工程部位的试块取样漏掉了(屋面架构等)，即在其他施工过程资料和验评资料里也不能反映出有该部位。

当进场后的工程材料因质量问题退场时，需有《不合格产品退场记录》。

检查检验批是否把整个工程覆盖，有没有漏检部位。假如检验区段的区分有别于设计图纸的区段区分(或图纸上无区分)，在工程开工初，项目应当将分项工程检验批区段区分方案报监理审批。

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